Bewerberauswahl planen und vorbereiten
Anforderungsprofil und Auswahlkriterien
Bevor eine konkrete Stellenausschreibung für eine zu besetzende Lehrstelle inseriert werden kann, muss ein persönliches Eignungsprofil der Bewerber definiert werden. Dazu sollte folgende Leitfrage beantwortet werden:
Welche Fähigkeiten, Interessen und Eigenschaften sind für die Anforderungen des Unternehmens und des Berufes heute und in Zukunft von Bedeutung?
Anforderungsprofil und Auswahlkriterien
Um das Anforderungsprofil abzurunden, kann den einzelnen Eigenschaften bzw. Fähigkeiten eine Skala zur Ausprägung (z. B. sehr wichtig, wichtig, weniger wichtig) zugrunde gelegt werden. Schulnoten und Bemerkungen aus Zeugnissen (auch Praktika) stellen einen Anhaltspunkt zur Einschätzung der Fähigkeiten, Interessen und Eigenschaften des Bewerbers dar. Dabei können spezifische Fächer (z. B. Wahlfächer) oder Engagement in der Schullaufbahn (z. B. Klassensprecher) wichtige Hinweise auf die Eignung geben.
Ausbildungsmarketing und Beschaffungswege
Zur gezielten Ansprache von potenziellen Bewerbern können verschiedene Instrumente eingesetzt werden. Wichtig: frühzeitig handeln! Circa ein Jahr vor dem Einstellungstermin sollte bereits mit den Akquise-Maßnahmen begonnen werden. Dabei können u. a. folgende Instrumente unter Beachtung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses eingesetzt werden:
- Agentur für Arbeit
- Betriebspraktikum
- Lehrstellenbörsen
- Tag der offenen Tür
- Job-
/Berufsbildungsmessen - Internet
- Stellenanzeige (z. B. in der Lokalpresse)
- Aushänge an Schwarzen Brettern (z. B. in lokalen Schulen)
Auswahlverfahren
Nach der Ausschreibung des zu besetzenden Ausbildungsplatzes folgt das Auswahlverfahren der Bewerber. Zum Sichten und Auswerten der Bewerbungen stehen verschiedene Instrumente zur Verfügung. Eine sich gut ergänzende Kombination der Instrumente ermöglicht eine strukturierte sowie fundierte Bewerberauswahl und kann den Auswahlprozess vereinfachen. Jedoch sollte stets unter Beachtung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses agiert werden. Folgende Instrumente können dabei unter anderem eingesetzt werden:
Instrumente im Auswahlverfahren
In der Praxis hat sich oft die Kombination aus Bewerbungsunterlagen, Eignungstest und Vorstellungsgespräch bewährt. Welche Kombination konkret zum Einsatz kommt, hängt unter anderem von den betrieblichen Anforderungen, dem Bewerbermarkt und der Anzahl der eigehenden Bewerbungen ab.
Zur besseren Übersicht bietet es sich insbesondere bei vielen Bewerbern an, eine Checkliste bzw. ein Formblatt zu erstellen, in dem für den Ausbildungsberuf die wichtigsten Angaben (z. B. relevante Noten, unentschuldigte Fehlzeiten, Aussagen zu Zielen und Interessen) aus den Bewerbungen übersichtlich strukturiert zusammengetragen werden. Auch die Eindrücke aus dem Vorstellungsgespräch sollten auf dem Formblatt notiert werden.
Bewerberauswahl durchführen
Bewerbungsunterlagen
Die Analyse der Bewerbungsunterlagen ist elementar im Auswahlprozess, denn anhand der Prüfung der erhaltenen Unterlagen lässt sich eine erste Grobauswahl vornehmen. In der Regel verfügen die Bewerber aufgrund ihres Alters über eine relativ kurze Biografie ohne besondere Aussagekraft. Dennoch sollte sich jedoch auf folgende Bereiche konzentriert werden:
- Anschreiben
eigenständige Formulierungen, Ausdrucksweise und Rechtschreibung, Begründung der Berufswahl - Lebenslauf
schulischer Werdegang, Hobbys und außerschulische Aktivitäten - Zeugnisse
Interessengebiete/Wahlfächer, Anrechnungsmöglichkeiten, schulische Entwicklung - Sonstige Unterlagen
Referenzen, Praktika, Seminare - Gesamteindruck
Sauberkeit, Vollständigkeit der Bewerbung
Einstellungstests
Sollte sich ein Ausbildungsbetrieb nicht nur auf den ersten persönlichen Eindruck sowie die erhaltenen Dokumente verlassen wollen, so können weitere relevante Informationen über den Bewerber durch einen Eignungstest (Einstellungstest) erhalten werden. Folgende Tests finden in der Praxis häufig Anwendung:
- praktische Tests (Geschicklichkeit, Fingerfertigkeit)
- Intelligenztests (räumliches Vorstellungsvermögen, logisches Denken)
- Wissenstests (Rechtschreibkenntnisse, Allgemeinbildung)
- Persönlichkeitstests (Charakter, Interessen)
Gruppenauswahlverfahren
Durch Gruppenauswahlverfahren (insbesondere Assessment-Center) besteht die Möglichkeit, Bewerber in simulierten Situationen des täglichen Geschäfts zu erleben. Die Teilnehmer werden in der Regel mindestens einen halben Tag mit unterschiedlichen Übungen und Aufgaben konfrontiert. Um ein möglichst objektives Ergebnis zu erhalten, sollten die Teilnehmer des Assessment-Centers von mehreren Personen analysiert werden. Die Beurteilung der Teilnehmer sollte im Nachhinein in Einzelgesprächen stattfinden. Der Einsatz dieser Verfahren eignet sich besonders dann, wenn sich viele Bewerber um einen Ausbildungsplatz bewerben.
Vorstellungsgespräch
Das Vorstellungsgespräch nimmt im Bewerber-Auswahlprozess eine wichtige Rolle ein. Der im Gespräch gewonnene Gesamteindruck hat meistens einen übergeordneten Stellenwert in der Entscheidungsfindung (persönlicher Eindruck sagt oft mehr als Noten).
Es ist sicherzustellen, dass ein Vorstellungsgespräch ausreichend vorbereitet und strukturiert ist. Hierfür müssen,
- die nötigen Unterlagen bereitliegen,
- alle Beteiligten eingeladen sein,
- relevante Fragen vorbereitet sein,
- störungsfreie Gesprächsatmosphären sichergestellt und
- ausreichend zeitliche Ressourcen eingeplant werden.
Besonders hervorzuheben ist die Vorbereitung von relevanten Fragen für das Bewerbergespräch. Durch präzise Fragen können individuelle Neigungen und Fähigkeiten des Bewerbers erkannt werden. Allerdings ist darauf zu achten, dass einige Fragen im Vorstellungsgespräch nicht zulässig sind. Insbesondere folgende Fragen sind unzulässig:
- Fragen zur Religions- und Parteizugehörigkeit
- Fragen zur Gewerkschaftszugehörigkeit
- Fragen zum Thema Schwangerschaft
Folgende Ziele stehen im Mittelpunkt von Vorstellungsgesprächen:
